„Pieniądze to nie wszystko, ale wszystko bez pieniędzy to… „. Jak efektywnie zaplanować budżet eventu? Jak zrealizować ten plan przed i w trakcie wydarzenia? Jak nie „popłynąć” z kosztami? Przedstawiam kolejny wpis z serii „10 kroków do udanego eventu” – tym razem na warsztat weźmiemy budżet.
Planowanie budżetu eventowego w pigułce
Ta lista to w skrócie esencja moich doświadczeń i wniosków w temacie: „Jak dobrze zaplanować i zrealizować budżet eventu?”. Jest uniwersalna i sprawdzi się w większości przypadków. Rozwinięcie i interpretacja poniżej.
- Oszacuj (lub dowiedź się) jakie środki masz do dyspozycji (Ile mam?)
- Oszacuj, ile chcesz wydać, aby wydarzenie odniosło pożądany skutek (Ile chcę mieć?)
- Porównaj pkt 1 oraz 2 i zaplanuj wydatki (Czy 1 i 2 mają szansę na udany związek? 😉 )
- Pamiętaj o rezerwie na nieplanowane zdarzenia (Prawo Murphy’ego)
- Korzystaj ze sprawdzonych podwykonawców, dostawców, współpracowników
- W trakcie eventu bądź asertywny
Kroki 1-3 – planowanie budżetu eventowego
Ile mam? Zanim w ogóle zabierzemy się do ustalania budżetu musimy wiedzieć, na co możemy sobie pozwolić. Nie potrzebne są od razu konkretne kwoty, ale rząd wielkości już tak. Zaglądamy na stan konta, idziemy do zarządu, ew. szacujemy wpływy z biletów.
Ile chcemy mieć? Planując wydatki warto wypisać sobie jak najwięcej pozycji, podzielić je na kategorie (np. noclegi, posiłki, atrakcje, materiały), oszacować koszty i podsumować. Na koniec dodajemy 5-10% rezerwy i otrzymujemy szacunkowy koszt wydarzenia.
Czy „ile mam” i „ile chcę mieć” mają szansę na udany związek? W tym momencie wiemy, czy dobrze zaplanowaliśmy budżet, czy też znacznie przekroczyliśmy nasze możliwości. Podczas planowania poszczególnych kosztów, każda pozycja wydaje nam się niezbędna, ale na koniec zapewne będziemy musieli z czegoś zrezygnować.
Innym sposobem ustalenia ostatecznego kształtu budżetu, zwłaszcza, jeśli istnieje szansa na negocjacje (np. z szefem lub osobami decyzyjnymi) jest oszacowanie kosztów, a następnie stworzenie 3 wariantów:
- realnego – czyli stworzonego przez nas
- oszczędnego – nasze szacunki pomniejszamy o 20%
- „z przytupem” – nasze szacunki powiększamy o 20%
Budżet w takiej formie przedstawiamy zarządowi (osobom decyzyjnym) i prosimy o wybór. Zależnie od aktualnej sytuacji firmy i celów biznesowych, takie planowanie wydatków pozwoli w naturalny sposób „wpasować” dany event w aktualne możliwości.
Kroki 4-6 – realizacja
Moja zasada jest prosta: niezależnie od tego, jakimi dysponujemy środkami, korzystajmy z nich rozważnie. Mały budżet będzie wymagał sporo pracy, kreatywności oraz kompromisów – co wcale nie znaczy, że eventy niskobudżetowe są gorsze; w odpowiednich warunkach będę na długo i pozytywnie zapamiętane. Z kolei przy dużych budżetach możemy pozwolić sobie na więcej, ale warto mieć wtedy np. kogoś od pilnowania kosztów, żeby te nie były generowane pochopnie i przesadzone.
Bądźmy też gotowi na nieplanowane wydatki. Prawo Murphy’ego głosi: Jeśli coś może się nie udać, zazwyczaj się nie uda i to w najmniej odpowiednim momencie. W praktyce, przy dobrym planie, nie jest aż tak źle, ale ZAWSZE warto mieć plan B lub dodatkową gotówkę w kieszeni.
Warto także – już w trakcie trwania eventu – przypomnieć sobie co to asertywność. W zamieszaniu, euforii, pod wpływem emocji łatwo wydaje się kolejne środki, które niekoniecznie były zaplanowane – jeśli nad tym nie zapanujemy, to potem będziemy liczyli straty lub robili głupie miny przed panią księgową.
Z doświadczenia wiem również, jak ważne jest dobieranie współpracowników, zespołu czy podwykonawców. Opierajmy się na zaufanych ludziach i firmach – zawsze coś może pójść nie tak, ale w takim przypadku ryzyko tego jest zdecydowanie mniejsze. Mała, często tylko pozorna oszczędność w tym względzie, może finalnie kosztować duże kłopoty.
Macie uwagi, komentarze; a może potrzebujecie pomocy z zaplanowaniem Waszych wydatków eventowych? Zapraszamy do kontaktu!