Zespół eventowy – z serii 10 kroków do udanego eventu (4)

Posted on by pawel.grzybowski
zespol_na_event

Co sprawia, że niektóre eventy są wybitne, inne poprawne, a jeszcze inne po prostu słabe? Tematyka, „wstrzelenie” się w bieżące trendy, miejsce, termin, dobry plan..? Z pewnością. Według mnie jest jednak jeden kluczowy element, który przechyla szalę w jedną lub drugą stronę: zespół, czyli ludzie, którzy dany event przygotowują.

Cechy dobrego eventowca

Całkiem niedawno w NoBo zorganizowaliśmy chyba najsprawniejszy event w naszej historii. Nawet klientowi, który ZAWSZE ma jakieś obiekcje, ciężko było się do czegoś przyczepić. Co zadecydowało o sukcesie? Właśnie zespół. Była to mieszanka doświadczenia, młodości, dobrej znajomości otoczenia oraz sprawnego zarządzania. Event udał się mimo kilku poważnych problemów po drodze, obaw o niską frekwencję (któż tego nie zna…) i dosyć trudnego terenu.

Co zatem decyduje o jakości dobrego zespołu eventowego? Moim zdaniem to połączenie kilku cech: kreatywności, spokoju i opanowania, samodzielności, zdolności technicznych i nastawienia. Nie każdy członek zespołu musi od razu posiadać je wszystkie, ale na pewno bez nich nie warto zabierać się za organizowanie profesjonalnych wydarzeń. Oczywiście można by tę listę cech rozwijać, ale bazując na swoim doświadczeniu wybrałem właśnie te 5 i uważam je za naprawdę niezbędne.

Kreatywność

Eventy to często kontrolowana improwizacja. Kontrolowana, bo część działań da się przewidzieć, zaplanować, przygotować. Ale zawsze (zawsze!) jakiś przewód okaże się za krótki, obrus poplamiony albo catering pomyli godziny lub adres. I wtedy trzeba sobie poradzić…po prostu.

Spokój i opanowanie

Błędy zdarzają się każdemu, a i różne przedmioty potrafią czasem płatać figle (zazwyczaj w najmniej spodziewanych momentach). Realizacja eventów to specyficzna branża, gdzie dużo rzeczy dzieje się na raz i żadnej z nich nie da się odłożyć na później, jeśli coś idzie nie tak. W takich sytuacjach potrzebny jest właśnie spokój i możliwie szybkie znalezienie rozwiązania, zamiast nerwów i chaotycznych ruchów.

Samodzielność

Umiejętność współpracy i pomagania sobie jest bardzo ważna. Ale podczas obsługi eventu równie ważny jest podział zadań i odpowiedzialność za swoją „działkę”. Jeśli mama (lub tata) jeszcze na studiach pakowała nam kanapki do plecaka, nie potrafimy sami wymienić koła w samochodzie, a do montażu lustra w przedpokoju wzywamy ekipę fachowców, to podczas eventu będzie nam niezwykle ciężko sprostać niektórym sytuacjom.

Zdolności techniczne

Jak przykleić plakat, żeby po 5 minutach nie odpadł, ale też na koniec nie odszedł razem z tynkiem? Jak podłączyć laptop z rzutnikiem, żeby się zgrały? Jak wyregulować klimatyzację? Części z tych umiejętności da się nauczyć z czasem, część wynika po prostu z predyspozycji. Dobry organizator poradzi sobie z tym wszystkim bez problemu, albo przynajmniej będzie miał obok kogoś, kto takie umiejętności posiada.

Nastawienie

Jest to w pewnym sensie banał, a zarazem powszechna wiedza, ale dużo łatwiej, lepiej i przyjemniej pracuje się przy czymś, co się lubi i czuje. Trudno sobie np. wyobrazić obrońcę praw zwierząt z zapałem organizującego zjazd myśliwych. To oczywiście przykład przejaskrawiony, niemniej ważne jest, żeby ludzie rozumieli i „czuli” event, który przygotowują, bo wtedy się angażują i odczuwają satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.

Co jeszcze? Talent, zarządzanie ludźmi, doświadczenie

Dobrze dobrany zespół eventowy to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest skuteczne zarządzanie nim. Na temat zarządzania zespołami powstają książki, filmy i kierunki studiów, więc tego tematu nie będę rozwijał. Co jest natomiast ważne z punktu widzenia organizowania eventów, to połączenie tej umiejętności z cechami, o których pisałem wcześniej. A wszystko to wzbogacone odpowiednim doświadczeniem i pewną dozą wrodzonego talentu. Bo im więcej wydarzeń zorganizowaliśmy, tym więcej różnych sytuacji, również tych „nieprzewidzianych”, potrafimy przewidywać. Dla mnie dobry event manager jest kimś w rodzaju „pragmatycznego optymisty”: potrafi przewidzieć jak najwięcej możliwych problemów, przygotować się na nie, a do tego nie dać po sobie poznać zespołowi, uczestnikom wydarzenia i zleceniodawcom, że w ogóle o nich myśli ?

Macie uwagi, komentarze; a może potrzebujecie pomocy w skompletowaniu zespołu eventowego? Zapraszamy do kontaktu!

Budżet eventu – z serii 10 kroków do udanego eventu (3)

Posted on by pawel.grzybowski
budżet_eventu

„Pieniądze to nie wszystko, ale wszystko bez pieniędzy to… „. Jak efektywnie zaplanować budżet eventu? Jak zrealizować ten plan  przed i w trakcie wydarzenia? Jak nie „popłynąć” z kosztami? Przedstawiam kolejny wpis z serii „10 kroków do udanego eventu” – tym razem na warsztat weźmiemy budżet.

Planowanie budżetu eventowego w pigułce

Ta lista to w skrócie esencja moich doświadczeń i wniosków w temacie: „Jak dobrze zaplanować i zrealizować budżet eventu?”. Jest uniwersalna i sprawdzi się w większości przypadków. Rozwinięcie i interpretacja poniżej.

  1. Oszacuj (lub dowiedź się) jakie środki masz do dyspozycji (Ile mam?)
  2. Oszacuj, ile chcesz wydać, aby wydarzenie odniosło pożądany skutek (Ile chcę mieć?)
  3. Porównaj pkt 1 oraz 2 i zaplanuj wydatki (Czy 1 i 2 mają szansę na udany związek? 😉 )
  4. Pamiętaj o rezerwie na nieplanowane zdarzenia (Prawo Murphy’ego)
  5. Korzystaj ze sprawdzonych podwykonawców, dostawców, współpracowników
  6. W trakcie eventu bądź asertywny

Kroki 1-3 – planowanie budżetu eventowego

Ile mam? Zanim w ogóle zabierzemy się do ustalania budżetu musimy wiedzieć, na co możemy sobie pozwolić. Nie potrzebne są od razu konkretne kwoty, ale rząd wielkości już tak. Zaglądamy na stan konta, idziemy do zarządu, ew. szacujemy wpływy z biletów.

Ile chcemy mieć? Planując wydatki warto wypisać sobie jak najwięcej pozycji, podzielić je na kategorie (np. noclegi, posiłki, atrakcje, materiały), oszacować koszty i podsumować. Na koniec dodajemy 5-10% rezerwy i otrzymujemy szacunkowy koszt wydarzenia.

Czy „ile mam” i „ile chcę mieć” mają szansę na udany związek? W tym momencie wiemy, czy dobrze zaplanowaliśmy budżet, czy też znacznie przekroczyliśmy nasze możliwości. Podczas planowania poszczególnych kosztów, każda pozycja wydaje nam się niezbędna, ale na koniec zapewne będziemy musieli z czegoś zrezygnować.

Innym sposobem ustalenia ostatecznego kształtu budżetu, zwłaszcza, jeśli istnieje szansa na negocjacje (np. z szefem lub osobami decyzyjnymi) jest oszacowanie kosztów, a następnie stworzenie 3 wariantów:

  • realnego – czyli stworzonego przez nas
  • oszczędnego – nasze szacunki pomniejszamy o 20%
  • „z przytupem” – nasze szacunki powiększamy o 20%

Budżet w takiej formie przedstawiamy zarządowi (osobom decyzyjnym) i prosimy o wybór. Zależnie od aktualnej sytuacji firmy i celów biznesowych, takie planowanie wydatków pozwoli w naturalny sposób „wpasować” dany event w aktualne możliwości.

Kroki 4-6 – realizacja

Moja zasada jest prosta: niezależnie od tego, jakimi dysponujemy środkami, korzystajmy z nich rozważnie. Mały budżet będzie wymagał sporo pracy, kreatywności oraz kompromisów – co wcale nie znaczy, że eventy niskobudżetowe są gorsze; w odpowiednich warunkach będę na długo i pozytywnie zapamiętane. Z kolei przy dużych budżetach możemy pozwolić sobie na więcej, ale warto mieć wtedy np. kogoś od pilnowania kosztów, żeby te nie były generowane pochopnie i przesadzone.

Bądźmy też gotowi na nieplanowane wydatki. Prawo Murphy’ego głosi: Jeśli coś może się nie udać, zazwyczaj się nie uda i to w najmniej odpowiednim momencie. W praktyce, przy dobrym planie, nie jest aż tak źle, ale ZAWSZE warto mieć plan B lub dodatkową gotówkę w kieszeni.

Warto także – już w trakcie trwania eventu – przypomnieć sobie co to asertywność. W zamieszaniu, euforii, pod wpływem emocji łatwo wydaje się kolejne środki, które niekoniecznie były zaplanowane – jeśli nad tym nie zapanujemy, to potem będziemy liczyli straty lub robili głupie miny przed panią księgową.

Z doświadczenia wiem również, jak ważne jest dobieranie współpracowników, zespołu czy podwykonawców. Opierajmy się na zaufanych ludziach i firmach – zawsze coś może pójść nie tak, ale w takim przypadku ryzyko tego jest zdecydowanie mniejsze. Mała, często tylko pozorna oszczędność w tym względzie, może finalnie kosztować duże kłopoty.

Macie uwagi, komentarze; a może potrzebujecie pomocy z zaplanowaniem Waszych wydatków eventowych? Zapraszamy do kontaktu!

Zaręczyny w 3 aktach – Paweł i Monika

Posted on by pawel.grzybowski

Miesiąc temu NoBo miało przyjemność organizować wydarzenie wyjątkowe i niepowtarzalne, inne niż wszystko co dotychczas robiliśmy – zaręczyny. A że miały być to zaręczyny jakich świat nie widział, wyzwanie było ogromne, zarówno logistycznie jak i koncepcyjnie. Zaczęło się od niewinnego pomysłu, a skończyło na skomplikowanym przedsięwzięciu, trwającym – łącznie z przygotowaniami – kilka tygodni, w które zaangażowane było w sumie 9 osób. I jak się okazało każda z nich bawiła się równie dobrze, co dwójka głównych aktorów tego dnia.

Osoby dramatu

perfect_moment_013
Paweł i Monika

Monika – niczego nie podejrzewająca przyszła panna młoda
Paweł – pomysłowy i romantyczny dżentelmen z pierścionkiem
Monika – fotografka, specjalizująca się w kobiecych i zmysłowych sesjach
Iwona – asystentka fotografki
Filip – stażysta NoBo, odgrywający tego wieczoru rolę studenta dziennikarstwa
Pan Janusz – saksofonista, odgrywający tego wieczoru rolę gospodarza budynku (tzw. ciecia)
Marcelina – stażystka NoBo, czuwająca nad rekwizytami i agendą
Pan kapitan – sternik gondoli
Paweł, czyli ja – „mózg” operacji

Prolog – telefon i spotkanie

Z Pawłem spotkaliśmy się na siłowni. Wcześniej mówił, że ma ważną sprawę, nie na telefon. Zaczynałem już zastanawiać się, czym mogłem zajść mu za skórę i czy na tejże siłowni nie bywają kelnerzy od Sowy. Powód spotkania okazał się jednak nieco inny, choć zaskakujący. Pawła znam od blisko 10 lat, wiele razem przeszliśmy, a kiedyś powiedziałem mu, że sukcesy których mu brakuje, to anoreksja i miłość. Pierwsze póki co mu nie grozi, ale drugie właśnie odnalazł. No i potrzebował tę miłość wyrazić w postaci wyjątkowych zaręczyn.

Akt I – Pomysł

Paweł postanowił zrobić swojej wybrance prezent i zafundował jej sesję fotograficzną. Szybko skojarzył, że może być to dobry pretekst i wstęp do zaręczyn, i wtedy właśnie poprosił mnie o pomoc w zorganizowaniu wszystkiego.

perfect_moment_003
TAK !

Mnie już od lat chodził po głowie dach. Zazwyczaj jest odwrotnie, tzn. to po dachu się chodzi i to stopami, ew. na czworaka, ale gdybym miał takie podejście do życia, to z Pawłem pewnie nigdy byśmy się nie zaprzyjaźnili 🙂 Zaczęło się kombinowanie: trzeba znaleźć w Warszawie jakiś wysoki dach z pięknym widokiem, na który można się dostać – sesja fotograficzna może się przecież zakończyć w plenerze, a dach to chyba niezły plener. Tam powinno coś się dziać…stolik, świeczki i stereo… Nie! Prawdziwy muzyk. Skrzypce, gitara – trochę ckliwe. Saksofon! O tak!!! No ale jak wprowadzić 3 dziewczyny i saksofonistę na dach, żeby Monika nic nie podejrzewała? Saksofonista będzie gospodarzem domu – musi przecież wejść z nimi, żeby pilnować porządku. Mamy to!

 

Kolejne wyzwanie – jest Filip, który kręci świetne filmy – czemu nie nagrać tych zaręczyn… Im wcześniej zacznie kręcić, tym lepiej, ale jak wprowadzić go na sesję fotograficzną bez podejrzeń? Dobra, Filip będzie studentem dziennikarstwa, który na zaliczenie ma przygotować reportaż o osobie wykonującej ciekawą pracę – o fotografce Monice. Voila!

A na koniec dołożyliśmy jeszcze oryginalny szampan Dom Perignon i romantyczny rejs gondolą po Wiśle – jak się bawić, to z przytupem!

Akt II – Planowanie

Przygotowania zaczęły się na ok. 3 tygodnie przed „dniem 0”. Spotykaliśmy się z Pawłem i kreśliliśmy scenariusz, krok po kroku. O której, kto, dlaczego… Jak sprawić, żeby Monika niczego się nie spodziewała? Gdzie znajdziemy dobry dach? Skąd wziąć saksofonistę, który tam wejdzie i jeszcze zagra – oprócz jazzu – rolę ciecia? No i równie ważna kwestia – jaka będzie pogoda?

perfect_moment_024
Wejście na pokład

Kiedy jednak robi się ciekawe rzeczy z właściwymi osobami, to wszystko nagle zaczyna się układać. Ja nazywam to chemią, inni „FLOW”, a jeszcze inni przeznaczeniem. Jak zwał, tak zwał, ale działa! Dach się znalazł, saksofonista też, wszystko zaczęło się układać w całość. Choć Paweł jeszcze tydzień wcześniej stwierdził, że póki co tego nie czuje, a ja miałem rękę w gipsie, to zapowiadało się co najmniej niecodziennie.

 

Dzień przed zaręczynami spotkaliśmy się z Pawłem i Filipem na odprawie. Powtórzyliśmy scenariusz, rozdzieliliśmy zadania, ustaliliśmy sposób komunikowania się, stworzyliśmy plan awaryjny na wypadek kłopotów. A Paweł po raz setny sprawdził prognozę pogody i stwierdził, że wszystko jest możliwe. Paweł z Filipem pojechali jeszcze do fotografki Moniki, aby ta miała okazję przynajmniej poznać wcześniej Filipa – „studenta dziennikarstwa”, który przecież umówił się z nią na wywiad następnego dnia 😉

Akt III – Wyjątkowy dzień

Parafrazując kapitana Benjamina Willarda z „Czasu Apokalipsy” mogę stwierdzić: Uwielbiam zapach dobrego eventu o poranku. Kiedy tego dnia wstałem, byłem w specyficznym stanie umysłu. Mimo stresu i adrenaliny, wszystko zaczęło wyraźnie układać mi się w głowie. Kto ma co zrobić, w jakim momencie, co zabrać, co komu powiedzieć, o której godzinie każda czynność musi być wykonana, żeby spokojnie przygotować miejsce dla kolejnej. W takich chwilach wiem, dlaczego zajmuję się eventami. To jest instynkt. Uwielbiam to!

perfect_moment_012
Najważniejszy rekwizyt – nie zapomnieć!

Monika, niczego się nie spodziewając, zabrała kilkanaście sukienek i Paweł zawiózł ją na sesję zdjęciową. U mnie w lodówce chłodził się już Dom Perignon (kiedy wkładałem go tam poprzedniego wieczora, moja jedyna sprawna wtedy ręka wyraźnie drżała). Spisałem na kartce wszystko, o czym należy pamiętać, numery telefonów, kody do budynku itp. Filip miał przyjść na sesję ok. 16:00 i informować nas sms’ami o jej przebiegu. O 17:00 dziewczyny i Filip mieli udać się do Parku Skaryszewskiego na pierwszy plener, a potem o 19:00 na dach.

W tym czasie Marcelina, Paweł i ja spotkaliśmy się u mnie. Marcelina wypolerowała kieliszki do szampana, wypróbowaliśmy opaskę na oczy, którą Monika miała mieć je zasłonięte podczas przemieszczenia się z dachu do gondoli, sprawdziliśmy, czy wszystko spakowaliśmy. O 18:00 pojechaliśmy pod budynek z dachem, gdzie czekał już saksofonista / „gospodarz domu”. Wprowadziliśmy go szybko w scenariusz, nauczyliśmy kodów do drzwi, ukryliśmy saksofon i szampana za kominem na dachu. Paweł i ja schowaliśmy się w pobliskiej kawiarni, pan Janusz czekał pod budynkiem, a Marcelina (jako, że nikt z zainteresowanych jej nie zna) została łączniczką i miała reagować na ew. problemy – Paweł ani ja nie mogliśmy się kręcić wokół, bo Monika nas zna.

Największym wyzwaniem było wejście całej grupy na dach. Czy nikt nie zadzwoni po policję, czy prawdziwy gospodarz domu nie będzie stwarzał problemów, czy 3 dziewczyny dadzą radę wspiąć się po krótkiej, ale stromej drabinie..? Poszło jednak gładko. Od 18:00 Filip co 5 min wysyłał mi sms’a z ich aktualną lokalizacją. My wypiliśmy jeszcze na spokojnie kawę i porozmawialiśmy o miłości, i o tym, dlaczego ludzie właściwie się zaręczają 🙂

perfect_moment_028
Zespół NoBo: Paweł, Filip i Marcelina

O 19:10 Filip przysłał kolejnego sms’a: „za 4 min będziemy”. Po kilku chwilach Marcelina napisała, że wszyscy bez problemów weszli na dach. Paweł, Marcelina i ja poszliśmy schodami na górę i stanęliśmy pod otworem dachowym, nasłuchując. Sygnałem do wejścia Pawła z pierścionkiem miał być saksofon. Jeszcze ostatnie poklepywanie po plecach i jest…pan Janusz zaczyna grać. Paweł wchodzi na dach, klęka, zadaje TO pytanie. TAK, TAK, TAK…i to bez wahania. Ja odetchnąłem z ulgą już kilka minut wcześniej, kiedy wszyscy znaleźli się na dachu. Od tamtego momentu nic już nie mogło nas zatrzymać.

Taniec, objęcia, szampan, sąsiedzi w oknach, zdjęcia, film, muzyka…tamtej chwili aż nie chciało się przerywać. Każdy miał ogromny uśmiech na twarzy. Ciekawe, jak Monika opowiada ze swojej perspektywy, że kiedy zobaczyła Pawła wychylającego się wtedy z otworu dachowego we fraku, to pomyślała, że wyrzucili go z pracy 🙂

perfect_moment_021
Spacer w nieznane

Następnie cała gromada zeszła z dachu, Paweł zawiązał Monice oczy i pojechaliśmy nad Wisłę, gdzie już czekała zamówiona gondola. Paweł jeszcze prowadził Monikę przez różne przeszkody, żeby nie wiedziała gdzie i po co idzie. Kiedy cała nasza ósemka i pan sternik znaleźliśmy się na łódce, Paweł zdjął Monice opaskę z oczu. Przez kolejną godzinę, najpierw o zachodzie słońca, a potem w blasku księżyca, podziwialiśmy Warszawę przy akompaniamencie saksofonu, błyskach fleszy i w romantycznym nastroju.

Dla takich dni po prostu warto żyć.

ps. Ciąg dalszy nastąpi. Wkrótce opublikujemy film Filipa z tego wydarzenia. Jest na co czekać…

 

perfect_moment_027
Ty, co on gra???
perfect_moment_029
Niech ta noc jeszcze trwa…
perfect_moment_026
Warszawa – most Świętokrzyski i Stadion Narodowy
perfect_moment_030
Warszawa – bulwary i Stare Miasto

Termin na event – z serii 10 kroków do udanego eventu (2)

Posted on by pawel.grzybowski
kiedy zorganizować wyjazd integracyjny

W dzisiejszych realiach, przy napiętych grafikach, powszechnym zabieganiu oraz braku czasu, termin eventu – czy to małe spotkanie rodzinne czy duża konferencja – powinien być punktem wyjścia do planowania. Nie musimy od razu ustalać sztywnej daty (choć to optymalne rozwiązanie), ale choćby tydzień lub 2 / 3 konkretne dni. Znacie to – zapraszacie kogoś na imprezę i pierwsze pytanie jakie pada, to “kiedy?”.

Bywa, ze termin imprezy jest znany i niezmienny od samego początku planowania – zabawa sylwestrowa musi się odbyć 31 grudnia i już. Takimi przypadkami nie będziemy się siłą rzeczy zajmować. Zazwyczaj jednak stajemy przed wyborem terminu dla naszego eventu i zaczyna się „kombinowanie”. Czy impreza integracyjna w środku tygodnia, czy w piątek? Czy wyjazd integracyjny może „zachodzić” na weekend, który przecież jest niepracujący. Albo w jaką porę roku najlepiej go zorganizować? Jaki jest optymalny dzień tygodnia na prezentację nowych produktów klientom – obecnym lub potencjalnym? Jeśli zajmujemy się organizacją eventów, takie rozważania nas nie ominą. Poniżej prezentuję kilka rad, wskazówek, doświadczeń związanych z wyborem terminu eventu. Podzieliłem je ze względu na typ wydarzenia, jakiego dotyczą.

Imprezy integracyjne

Tu kluczowy jest dzień tygodnia i godzina rozpoczęcia. Ponieważ podstawowym celem działania absolutnie wszystkich biznesów jest generowanie zysku, w miejscu pracy przede wszystkim wymagana jest od pracowników praca. W praktyce bywa z tym różnie, ale ja pisze to z perspektywy fundatora imprezy integracyjnej, czyli właściciela / zarządzającego firmą. Planując imprezę integracyjną musi on pogodzić dwa częściowo sprzeczne cele – nie odciągać ludzi od pracy i jednocześnie zachęcić do uczestniczenia w imprezie, która przecież też pośrednio wpływa na motywację w pracy – buduje więzi, daje chwile wytchnienia od codziennych obowiązków, tematy do rozmów przy kawie na najbliższe kilka dni / tygodni itd. Jaki zatem termin wybrać na imprezę integracyjna? Data, pora roku, miesiąc ma tu mniejsze znaczenie. To co się liczy, to dzień tygodnia i godzina rozpoczęcia. Z mojego doświadczenia wynika, że są tylko 2 dni, w których ma sens organizacja imprezy integracyjnej: czwartek lub piątek. Nie oszukujmy się – na większości takich imprez będzie alkohol, a po nim kac następnego dnia. Zorganizowanie imprezy w poniedziałek oznacza co najmniej 3 nieefektywne dni da firmy; poniedziałek – przygotowania i ogólna ekscytacja, wtorek – wiadomo, środa – wspominanie poniedziałku i wtorku.
Rozważmy więc teraz wady i zalety czwartku i piątku. W czwartek możemy spodziewać się wyższej frekwencji i przyjaźniejszego klimatu. Nasi pracownicy docenią, ze nie myślimy tylko o pracy / zysku, organizujemy im zabawę blisko weekendu, ale jednak będą mieli jeszcze piątek, żeby powspominać poprzedni wieczór; a piątek jak wiadomo jest – obok poniedziałku – i tak najmniej efektywnym dniem pracy. Minus – mimo wszystko skazujemy firmę na działanie na wolniejszych obrotach przez dwa dni.
Piątek – w zasadzie można by odwrócić wady i zalety czwartku: niższa frekwencja (ludzie wyjeżdżają na weekendy, maja własne plany na piątkowe wieczory itp), nieco gorszy klimat, ALE większa swoboda (w końcu jutro sobota, wiec hulaj dusza…) i mniejsze straty dla firmy.

Godzina rozpoczęcia

Jeśli event odbywa się w siedzibie firmy, warto zacząć go np. na godzinę przed normalnym końcem pracy – zazwyczaj o 16:00. Unikniemy sytuacji, w której cześć pracowników w ogóle się nie pojawi, bo wyjdzie do domów. A tak, nawet jeśli nie planowali zostać, lub nigdy tego nie robią – może tym razem zmienią zdanie. Jeśli impreza odbywa się poza siedziba – godzina nie odgrywa już większego znaczenia.

Wyjazdy integracyjne

Podobnie jak w przypadku imprez integracyjnych, są tu dwie szkoły dotyczące wyboru dni tygodnia: w środku tygodnia lub częściowo w weekend; wady i zalety obydwu rozwiązań są w zasadzie podobne do tych z poprzedniego akapitu. Organizując wyjazd integracyjny w środku tygodnia możemy liczyć na wyższą frekwencję, ale firma traci cenne dni robocze. Organizując wyjazd np. w piątek i sobotę na pewno zdecyduje się na niego mniej osób, ale firma w zasadzie nie odczuje dłuższej nieobecności wszystkich pracowników, lub danego działu.

W przypadku wyjazdów, w przeciwieństwie do imprez integracyjnych, dużą rolę odgrywa miesiąc / pora roku. Z wiadomych względów odpadają wakacje, święta, tzw. długie weekendy. Z mojego doświadczenia najlepsze miesiące na organizację wyjazdów integracyjnych to przełom maja / czerwca lub druga połowa września. Mamy wtedy względną gwarancję dobrej pogody (statystycznie, bo jak wiadomo w naszym klimacie nic nigdy nie wiadomo) i więcej możliwości organizowania czasu. Na wyjazdy np. na narty doskonały będzie styczeń, a np. ruska bania czy spływy kajakowe mogą „zahaczać” o kwiecień lub październik.

Konferencje, seminaria, szkolenia (jedno- lub kilku- dniowe)

Spotkania biznesowe, w przeciwieństwie do imprez i wyjazdów integracyjnych, najlepiej jest organizować jak najbliżej środka tygodnia, czyli w środę, względnie we wtorek lub czwartek. Wtedy najefektywniej pracujemy, skupiamy się na merytoryce, łatwiej dochodzimy do konstruktywnych wniosków i podejmujemy decyzje.

Jeśli chodzi o miesiąc / porę roku, to podobnie jak w przypadku wszelkiego rodzaju eventów biznesowych powinniśmy unikać wakacji, okresów około-świątecznych itp. Wyjazdowe konferencje warto jest organizować na wiosnę lub na jesieni – na pewno unikniemy wtedy problemów komunikacyjnych i możliwe będzie zorganizowanie dodatkowych atrakcji na świeżym powietrzu.

Plan eventu – z serii 10 kroków do udanego eventu (1)

Posted on by pawel.grzybowski
planowanie eventu, wyjazdu integracyjnego

Organizowałem już wiele wydarzeń (zobacz przykładowe eventy): małych, średnich i dużych. Nie zjadłem wszystkich rozumów i życie oraz ludzka pomysłowość wciąż potrafią mnie zaskoczyć, ale śmiem twierdzić, że pewną dawkę wiedzy, doświadczenia i wyczucia w planowaniu eventów mam. Jest to w pewnym sensie unikatowy know-how, ale nie boję się nim dzielić, tak jak kucharz nie boi się napisać książki kucharskiej, a tancerz pokazać kroków. Oni chcą, aby ludzie jedli lub poruszali się lepiej, ja chcę, abyśmy brali udział w ciekawych wydarzeniach.

10 elementów udanego eventu – przykładowy plan

Zawsze chciałem napisać książkę, ale w myśl zasady “małych kroków” zacznę od serii wpisów na blogu. Stworzyłem listę 10 elementów, które uważam za ważne przy organizowaniu eventów. W każdym kolejnym artykule będę opisywał jeden z nich:

  1. plan eventu
  2. termin
  3. budżet
  4. ludzie
  5. miejsce
  6. agenda
  7. promocja / zaproszenia / rejestracja
  8. logistyka
  9. koordynacja na miejscu
  10. rozliczenie / podsumowanie / ewaluacja

Pierwsza uwaga: to nie są etapy, które kolejno zamykamy i przechodzimy do kolejnych. To raczej kręgosłup eventu, do wszystkich punktów będziemy systematycznie wracać, uzupełniać, czasami modyfikować. Starałem się uszeregować je kolejnością przygotowania i ważnością, ale to też nie jest sztywne. Np. czasami wiemy dokładnie co chcemy zrobić i szukamy odpowiedniego miejsca. Innym razem mamy upatrzone lub z góry narzucone miejsce i wtedy zastanawiamy się, co można tam zorganizować. Niemniej pewien ciąg przyczynowo-skutkowy starałem się zachować.

Niektórym sam przepis wystarczy – jeśli uznacie moje rady, opisy, wskazówki za pomocne i kiedyś się Wam przydadzą – będzie mi bardzo miło. Jeśli natomiast dojdziecie do wniosku, że mimo wszystko przyda się Wam pomoc przy organizacji jakiegoś eventu – zapraszamy do współpracy. Chętnie przygotujemy ofertę, porozmawiamy, podpowiemy – to nic jeszcze nie kosztuje, a my to po prostu lubimy.

Dziś punkt 1: PLAN EVENTU

Planowanie a improwizacja

Dla niektórych plan to absolutna podstawa i klucz do wszystkiego, dla innych strata czasu. Paradoksalnie i jedni i drudzy mogą mieć rację: jeśli ktoś ma “instynkt organizatora” to jest szansa, że poradzi sobie i bez planu. Tak jak wrodzony talent muzyczny nie potrzebuje nut – wystarczy mu instrument i widownia, a resztę “załatwi” improwizacja. Przy eventach jednak rzadko można sobie na to pozwolić, zwłaszcza tych bardziej złożonych. Dlatego ja jestem jednak zdecydowanym zwolennikiem planowania – na improwizację zawsze znajdzie się miejsce, bo nie wszystko przewidzimy. Im więcej jednak zaplanujemy, tym łatwiej będzie nam improwizować w sytuacjach niespodziewanych, a każda dobrze zaplanowana rzecz procentuje i odwraca uwagę od ew. niedociągnięć.

Harmonogram przygotowań eventu

Dobry plan eventu, zwłaszcza we wstępnej fazie, nie powinien być zbyt szczegółowy ani rozbudowany – będziemy go rozwijać w miarę przygotowań i rozwoju wypadków. Przy mniejszych eventach na początek wystarczy kartka papieru, przy większych polecam niezwyciężonego Excela. Wpisujemy tam grupę zadań, dzielimy na poszczególne kroki, określamy czas wykonania i osobę odpowiedzialną. Często dobrze jest planować od końca; przenosimy się do “punktu 0”, czyli dnia eventu i zastanawiamy, ile wcześniej dane zadanie musi być wykonane, żeby w dniu eventu osiągnęło zamierzony cel. W ten sposób przy okazji wyeliminujemy zadania, na które jest już za późno, nie mamy na nie środków, lub po prostu do niczego nie prowadzą. Papier (Excel) wszystko przyjmie, ale jak potem na niego patrzymy to wiele rzeczy się rozjaśnia lub okazuje niepotrzebnymi. Przygotowałem krótki, przykładowy plan organizacji eventu – ściągnij.

Co powinniśmy zaplanować już na początku?

  • cel* oraz uczestnicy* – przy obydwu dałem gwiazdkę, ponieważ często zdarza się, że te dwa elementy są sprecyzowane zanim jeszcze przystąpimy do planowania eventu. Przychodzi szef i mówi, abyśmy zorganizowali szkolenie dla danego działu, albo zbliża się coroczny wyjazd integracyjny. Niemniej czasami nie jest takie oczywiste co nasz event ma na celu, albo dla kogo konkretnie jest przewidziany. Czy chcemy naszych pracowników zmotywować, czy po prostu nagrodzić za ciężką pracę i dać odpocząć? Czy zapraszamy wszystkich klientów, czy tylko najlepiej rokujących? Warto odpowiedzieć sobie na takie pytania już na początku.
  • termin – w dzisiejszych czasach, przy napiętych grafikach, powszechnym zabieganiu oraz braku czasu termin wydarzenia, czy to małe spotkanie rodzinne, czy duża konferencja, powinien być punktem wyjścia do planowania. Nie musi to być od razu sztywna data (choć to optymalne rozwiązanie), ale choćby tydzień lub 2 / 3 konkretne daty. Znacie to – zapraszacie kogoś na imprezę i pierwsze pytanie jakie pada, to “kiedy?”.
  • budżet – pieniądze to nie wszystko, ale warto już na początku wiedzieć, na co możemy sobie pozwolić. Mały budżet eventu będzie wymagał sporo pracy, kreatywności oraz kompromisów – co wcale nie znaczy, że eventy niskobudżetowe są gorsze; w odpowiednich warunkach będę na długo i pozytywnie zapamiętane. Z kolei przy dużych budżetach możemy pozwolić sobie na więcej, ale warto wtedy pilnować kosztów, żeby te nie były generowane pochopnie i przesadzone.
  • założenia i ograniczenia (wizja) – o ile cel eventu określa dokąd zmierzamy, o tyle wizja powinna mówić nam, jak tam dojdziemy. Czy wydarzenie ma na siebie zarobić i nie zapraszamy nikogo, kto nie zapłaci za udział? Czy możemy swobodnie korzystać z pomocy współpracowników, bo dany event jest obecnie priorytetem, czy musimy radzić sobie sami, bo firma realizuje inny, ważniejszy projekt?
  • miejsce – nie musimy od razu ustalać konkretnej lokalizacji (chyba, że znana jest od początku, np. siedziba firmy), warto jednak zastanowić się co do ogólnego charakteru miejsca. W dużym mieście, czy z dala od cywilizacji? Nad wodą, czy w lesie…a może jedno i drugie? Ustalenie lokalizacji eventu nie jest aż tak pilne i kluczowe jak pozostałe punkty planowania, i spokojnie mogłoby być odłożone na później…gdyby nie fakt, że ciekawe obiekty często trzeba rezerwować z wyprzedzeniem. Warto zatem już na samym początku, kiedy znamy datę (nawet przybliżoną), wysłać zapytania do obiektów, które wchodzą w grę; będziemy wiedzieli na czym stoimy.
  • organizatorzy (ludzie) – przy dużych, złożonych eventach potrzebny jest zespół. Zazwyczaj są 2 opcje: mamy możliwość go skompletować lub z różnych względów jest “narzucony”. Oczywiście idealna jest ta pierwsza ewentualność – dobieramy osoby, których potencjał i umiejętności znamy, i które pasują do celu i wizji danego eventu. Druga sytuacja jest nieco mniej komfortowa, ale nie beznadziejna. Po prostu jeśli nie jest to organizacyjny “dream team”, planując event i różne działania musimy dostosować je do możliwości naszego zespołu. Albo zatrudnić NoBo 🙂
  • następne kroki – jest taka mądra sentencja: Czy to, co robisz dziś, przybliża cię do tego, co będziesz robił jutro? (H.J. Brown). Nawet najlepszy plan eventu, udane spotkanie, stworzony harmonogram nie wypali, jeśli nie przełoży się na konkretne działania. Wiem, że to oczywista oczywistość, ale ile razy zdarzyło Wam się “zapalić” do pomysłu, który pozostał w głowie, albo przy barowym stoliku..? Albo wyjść z firmowego spotkania pełnymi entuzjazmu do nowego “projektu”, a potem miesiącami czekać na jego realizację..? Przypominam zatem: spiszmy gdzieś to, co zaplanowaliśmy i ustalmy kolejny krok, który przybliży nas do realizacji danego celu. Nawet jeśli finalnie nic z tego nie wyjdzie, to będziemy mieli poczucie, że przynajmniej podjęliśmy działanie. Oraz będziemy bogatsi w doświadczenie.

 

Planowanie eventu to chyba najtrudniejszy i najbardziej złożony element organizacji. Podobnie rzecz się ma z opisaniem go. Mi zajęło to kilka długich wieczorów i poranków. Ale było warto – teraz mam niebywałą satysfakcję, że skończyłem. A do tego mam też gotowy plan dalszych wpisów, w których będę rozwijał punkty opisane powyżej. Z dobrym planem będzie już z górki 🙂

Festiwal Kapel i Śpiewaków Ludowych, Kazimierz Dolny – fotorelacja

Posted on by pawel.grzybowski
W miniony weekend, w dniach 26-28 czerwca, byliśmy na Festiwalu Kapel i Śpiewaków Ludowych w Kazimierzu Dolnym nad Wisłą. Jego głównym celem jest popularyzacja, ochrona i dokumentacja autentycznego muzykowania i śpiewu ludowego. Podczas festiwalu odbywają się koncerty, konkursy, pokazy, targi sztuki ludowej, a zabawa przy muzyce kapel ludowych z całej Polski trwa do samego rana. Wszystko to w niesamowitej i magicznej atmosferze pięknego rynku w Kazimierzu.

W NoBo nie lubimy utartych schematów ani wydeptanych ścieżek. Dlatego wciąż poszukujemy pomysłów, zbieramy kontakty, łączymy konwencje. Tak też spędzaliśmy czas podczas festiwalu. Podpatrywaliśmy, rozmawialiśmy, szukaliśmy i znajdowaliśmy inspiracje.

A oto krótka fotorelacja z wydarzenia. Wszystkie zdjęcia są autorstwa Grzegorza Zabłockiego, naszego nowego znajomego i fotografa w Muzeum Ziemi Chełmskiej.

Do zobaczenia za rok!

A miał być akademicki kwadrans!

Janko Muzykant

_KOP1031a

Czas na relaks.

_KOP0959a

Takie rzeczy…w końcu przyjechało do nas NoBo – chyba na tę okazję się ogolę.

_KOP1019b

Nie, Józek, nie rób tego! Zobacz jak ten na zdjęciu wygląda bez brody – toż to masakra jakaś!

_KOP1002m

Tu Ci doszyjemy, tu zwęzimy, będziesz ludowo hipsterko.

_KOP0957a

Przyjechały ludzie ze wsi i nikt nie chce bryczką jeździć! Dawajcie z powrotem tych warszawiaków!

_KOP1057a

Cymbalistów było wielu…

_KOP0931a

Filmy na imprezy integracyjne i nie tylko – nasze TOP 5

Posted on by pawel.grzybowski
filmy na imprezy integracyjne
Planujesz zorganizować seans filmowy dla przyjaciół lub współpracowników i zastanawiasz się, jaki film na taką okazję wybrać. Podpowiadamy ! TOP 5 od NoBo Eventy.

Wybrałem filmy przede wszystkim niebanalne, inteligentne i wciągające, a do tego spełniające następujące kryteria:

  1. filmy są mało znane – z dużym prawdopodobieństwem nikt ich wcześniej nie widział
  2. filmy są uniwersalne – trafią do szerokiego grona osób
  3. filmy poruszają tematy, które są ważne – i w życiu, i w pracy: dążenie do celu, tolerancja, odmienność, wytrwałość, skromność, pokonywanie trudności. Dyskusja po filmie murowana!

Choć lista jest subiektywna, to biorę za nią odpowiedzialność – jeśli pokażecie któryś z filmów szerszemu gronu osób i się nie spodoba – stawiam piwo. Poważnie! Wystarczy skomentować ten wpis lub skontaktować się ze mną w jakikolwiek inny sposób.

nr 5: Dróżnik (org. The Station Agent)

Karzeł przybywa do małego miasteczka aby przejąć opustoszałą stacyjkę kolejową. Choć stroni od ludzi, to ludzie nie chcą stronić od niego.
Film o zmianach, rozpoczynaniu wszystkiego od nowa, samotności wśród innych, wracaniu do życia.

nr 4: 4 piętro (org. Planta 4ª)

Akcja filmu dzieje się na oddziale onkologicznym dla dzieci, jego bohaterami są kilkunastoletni pacjenci w trakcie chemioterapii, często po amputacji kończyn. Choroba jednak nie zabija w nich nastoletniej, niepohamowanej niczym chęci życia.
Wbrew pozorom to najbardziej pozytywny film zestawienia – pokazuje, jak można nie poddawać się nawet w obliczu beznadziei. Jest śmiech, jest wzruszenie, jest i dobra zabawa.

nr 3: Przyjeżdża orkiesta (org. Bikur Ha-Tizmoret)

Egipska orkiestra przyjeżdża do Izraela aby zagrać podczas otwarcia centrum kulturalnego. Kiedy nikt nie odbiera ich z lotniska postanawiają sami dotrzeć do celu, ale lądują w wyludnionym miasteczku na środku pustyni.
Pełna humoru opowieść o radości życia, przełamywaniu barier, a przede wszystkim o zwycięstwie przyjaźni nad uprzedzeniami. I radzeniu sobie w nieoczekiwanych sytuacjach.

nr 2: Spotkania na krańcach świata (org. Encounters at the End of the World)

Najlepszy moim zdaniem film mojego ulubionego reżysera, Wernera Herzoga. Tak jak i inne jego filmy, mówi przede wszystkim o ludziach, ale przez pryzmat ich historii i otoczenia, w jakim się znaleźli.
Antarktyda jako świat społecznych wyrzutków, pomylonych podróżników, szalonych naukowców, ekscentrycznych badaczy i wszelkiej maści odmieńców. Zupełnie jak w niejednym miejscu pracy 🙂 A do tego rewelacyjne zdjęcia.

nr 1: Rytm to jest to (org. Rhythm Is It!)

Absolutny i bezkonkurencyjny numer 1 zestawienia. Film można puścić w ciemno przy jakiejkolwiek okazji i zapewne wszystkich poruszy. Dwustu pięćdziesięciu uczniów z dwudziestu pięciu krajów tańczy do „Święta wiosny” Strawińskiego. Akompaniuje orkiestra Filharmonii Berlińskiej pod batutą charyzmatycznego Sir Simona Rattle’a.
Poprzez próby baletowe uczą się pracowitości, wytrwałości, miłości, szacunku, radości życia i odkrywają w sobie pasję i wrażliwość.

Z chęcią poznam Wasze opinie po obejrzeniu któregoś z filmów!