Co sprawia, że niektóre eventy są wybitne, inne poprawne, a jeszcze inne po prostu słabe? Tematyka, „wstrzelenie” się w bieżące trendy, miejsce, termin, dobry plan..? Z pewnością. Według mnie jest jednak jeden kluczowy element, który przechyla szalę w jedną lub drugą stronę: zespół, czyli ludzie, którzy dany event przygotowują.
Cechy dobrego eventowca
Całkiem niedawno w NoBo zorganizowaliśmy chyba najsprawniejszy event w naszej historii. Nawet klientowi, który ZAWSZE ma jakieś obiekcje, ciężko było się do czegoś przyczepić. Co zadecydowało o sukcesie? Właśnie zespół. Była to mieszanka doświadczenia, młodości, dobrej znajomości otoczenia oraz sprawnego zarządzania. Event udał się mimo kilku poważnych problemów po drodze, obaw o niską frekwencję (któż tego nie zna…) i dosyć trudnego terenu.
Co zatem decyduje o jakości dobrego zespołu eventowego? Moim zdaniem to połączenie kilku cech: kreatywności, spokoju i opanowania, samodzielności, zdolności technicznych i nastawienia. Nie każdy członek zespołu musi od razu posiadać je wszystkie, ale na pewno bez nich nie warto zabierać się za organizowanie profesjonalnych wydarzeń. Oczywiście można by tę listę cech rozwijać, ale bazując na swoim doświadczeniu wybrałem właśnie te 5 i uważam je za naprawdę niezbędne.
Kreatywność
Eventy to często kontrolowana improwizacja. Kontrolowana, bo część działań da się przewidzieć, zaplanować, przygotować. Ale zawsze (zawsze!) jakiś przewód okaże się za krótki, obrus poplamiony albo catering pomyli godziny lub adres. I wtedy trzeba sobie poradzić…po prostu.
Spokój i opanowanie
Błędy zdarzają się każdemu, a i różne przedmioty potrafią czasem płatać figle (zazwyczaj w najmniej spodziewanych momentach). Realizacja eventów to specyficzna branża, gdzie dużo rzeczy dzieje się na raz i żadnej z nich nie da się odłożyć na później, jeśli coś idzie nie tak. W takich sytuacjach potrzebny jest właśnie spokój i możliwie szybkie znalezienie rozwiązania, zamiast nerwów i chaotycznych ruchów.
Samodzielność
Umiejętność współpracy i pomagania sobie jest bardzo ważna. Ale podczas obsługi eventu równie ważny jest podział zadań i odpowiedzialność za swoją „działkę”. Jeśli mama (lub tata) jeszcze na studiach pakowała nam kanapki do plecaka, nie potrafimy sami wymienić koła w samochodzie, a do montażu lustra w przedpokoju wzywamy ekipę fachowców, to podczas eventu będzie nam niezwykle ciężko sprostać niektórym sytuacjom.
Zdolności techniczne
Jak przykleić plakat, żeby po 5 minutach nie odpadł, ale też na koniec nie odszedł razem z tynkiem? Jak podłączyć laptop z rzutnikiem, żeby się zgrały? Jak wyregulować klimatyzację? Części z tych umiejętności da się nauczyć z czasem, część wynika po prostu z predyspozycji. Dobry organizator poradzi sobie z tym wszystkim bez problemu, albo przynajmniej będzie miał obok kogoś, kto takie umiejętności posiada.
Nastawienie
Jest to w pewnym sensie banał, a zarazem powszechna wiedza, ale dużo łatwiej, lepiej i przyjemniej pracuje się przy czymś, co się lubi i czuje. Trudno sobie np. wyobrazić obrońcę praw zwierząt z zapałem organizującego zjazd myśliwych. To oczywiście przykład przejaskrawiony, niemniej ważne jest, żeby ludzie rozumieli i „czuli” event, który przygotowują, bo wtedy się angażują i odczuwają satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.
Co jeszcze? Talent, zarządzanie ludźmi, doświadczenie
Dobrze dobrany zespół eventowy to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest skuteczne zarządzanie nim. Na temat zarządzania zespołami powstają książki, filmy i kierunki studiów, więc tego tematu nie będę rozwijał. Co jest natomiast ważne z punktu widzenia organizowania eventów, to połączenie tej umiejętności z cechami, o których pisałem wcześniej. A wszystko to wzbogacone odpowiednim doświadczeniem i pewną dozą wrodzonego talentu. Bo im więcej wydarzeń zorganizowaliśmy, tym więcej różnych sytuacji, również tych „nieprzewidzianych”, potrafimy przewidywać. Dla mnie dobry event manager jest kimś w rodzaju „pragmatycznego optymisty”: potrafi przewidzieć jak najwięcej możliwych problemów, przygotować się na nie, a do tego nie dać po sobie poznać zespołowi, uczestnikom wydarzenia i zleceniodawcom, że w ogóle o nich myśli ?
Macie uwagi, komentarze; a może potrzebujecie pomocy w skompletowaniu zespołu eventowego? Zapraszamy do kontaktu!
