Zespół eventowy – z serii 10 kroków do udanego eventu (4)

zespol_na_event

Co sprawia, że niektóre eventy są wybitne, inne poprawne, a jeszcze inne po prostu słabe? Tematyka, „wstrzelenie” się w bieżące trendy, miejsce, termin, dobry plan..? Z pewnością. Według mnie jest jednak jeden kluczowy element, który przechyla szalę w jedną lub drugą stronę: zespół, czyli ludzie, którzy dany event przygotowują.

Cechy dobrego eventowca

Całkiem niedawno w NoBo zorganizowaliśmy chyba najsprawniejszy event w naszej historii. Nawet klientowi, który ZAWSZE ma jakieś obiekcje, ciężko było się do czegoś przyczepić. Co zadecydowało o sukcesie? Właśnie zespół. Była to mieszanka doświadczenia, młodości, dobrej znajomości otoczenia oraz sprawnego zarządzania. Event udał się mimo kilku poważnych problemów po drodze, obaw o niską frekwencję (któż tego nie zna…) i dosyć trudnego terenu.

Co zatem decyduje o jakości dobrego zespołu eventowego? Moim zdaniem to połączenie kilku cech: kreatywności, spokoju i opanowania, samodzielności, zdolności technicznych i nastawienia. Nie każdy członek zespołu musi od razu posiadać je wszystkie, ale na pewno bez nich nie warto zabierać się za organizowanie profesjonalnych wydarzeń. Oczywiście można by tę listę cech rozwijać, ale bazując na swoim doświadczeniu wybrałem właśnie te 5 i uważam je za naprawdę niezbędne.

Kreatywność

Eventy to często kontrolowana improwizacja. Kontrolowana, bo część działań da się przewidzieć, zaplanować, przygotować. Ale zawsze (zawsze!) jakiś przewód okaże się za krótki, obrus poplamiony albo catering pomyli godziny lub adres. I wtedy trzeba sobie poradzić…po prostu.

Spokój i opanowanie

Błędy zdarzają się każdemu, a i różne przedmioty potrafią czasem płatać figle (zazwyczaj w najmniej spodziewanych momentach). Realizacja eventów to specyficzna branża, gdzie dużo rzeczy dzieje się na raz i żadnej z nich nie da się odłożyć na później, jeśli coś idzie nie tak. W takich sytuacjach potrzebny jest właśnie spokój i możliwie szybkie znalezienie rozwiązania, zamiast nerwów i chaotycznych ruchów.

Samodzielność

Umiejętność współpracy i pomagania sobie jest bardzo ważna. Ale podczas obsługi eventu równie ważny jest podział zadań i odpowiedzialność za swoją „działkę”. Jeśli mama (lub tata) jeszcze na studiach pakowała nam kanapki do plecaka, nie potrafimy sami wymienić koła w samochodzie, a do montażu lustra w przedpokoju wzywamy ekipę fachowców, to podczas eventu będzie nam niezwykle ciężko sprostać niektórym sytuacjom.

Zdolności techniczne

Jak przykleić plakat, żeby po 5 minutach nie odpadł, ale też na koniec nie odszedł razem z tynkiem? Jak podłączyć laptop z rzutnikiem, żeby się zgrały? Jak wyregulować klimatyzację? Części z tych umiejętności da się nauczyć z czasem, część wynika po prostu z predyspozycji. Dobry organizator poradzi sobie z tym wszystkim bez problemu, albo przynajmniej będzie miał obok kogoś, kto takie umiejętności posiada.

Nastawienie

Jest to w pewnym sensie banał, a zarazem powszechna wiedza, ale dużo łatwiej, lepiej i przyjemniej pracuje się przy czymś, co się lubi i czuje. Trudno sobie np. wyobrazić obrońcę praw zwierząt z zapałem organizującego zjazd myśliwych. To oczywiście przykład przejaskrawiony, niemniej ważne jest, żeby ludzie rozumieli i „czuli” event, który przygotowują, bo wtedy się angażują i odczuwają satysfakcję z dobrze wykonanej pracy.

Co jeszcze? Talent, zarządzanie ludźmi, doświadczenie

Dobrze dobrany zespół eventowy to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest skuteczne zarządzanie nim. Na temat zarządzania zespołami powstają książki, filmy i kierunki studiów, więc tego tematu nie będę rozwijał. Co jest natomiast ważne z punktu widzenia organizowania eventów, to połączenie tej umiejętności z cechami, o których pisałem wcześniej. A wszystko to wzbogacone odpowiednim doświadczeniem i pewną dozą wrodzonego talentu. Bo im więcej wydarzeń zorganizowaliśmy, tym więcej różnych sytuacji, również tych „nieprzewidzianych”, potrafimy przewidywać. Dla mnie dobry event manager jest kimś w rodzaju „pragmatycznego optymisty”: potrafi przewidzieć jak najwięcej możliwych problemów, przygotować się na nie, a do tego nie dać po sobie poznać zespołowi, uczestnikom wydarzenia i zleceniodawcom, że w ogóle o nich myśli ?


Macie uwagi, komentarze; a może potrzebujecie pomocy w skompletowaniu zespołu eventowego? Zapraszamy do kontaktu!

Rzecz o medytacji, czyli jak nie robić nic, aby lepiej robić wszystko inne

medytacja eventy

Zadziwiający jest fakt, jak wiele mitów istnieje na temat medytacji… Począwszy od ezoteryki, pobudzania czakr, pozycję lotosu, skończywszy na konieczności zwrócenia twarzy na wschód. Elementy te faktycznie mogą mieć znaczenie, jednak dla osób, które poświęciły życie na poszukiwanie oświecenia i duchowego spokoju. Dla kogoś, kto dopiero zaczyna medytować, takie elementy są po prostu zbędne i tworzą mocno zakrzywiony obraz tego, czym tak naprawdę jest medytacja.

Na wstępie pozwolę sobie uprzedzić, że nie jestem ekspertem, ani nauczycielem medytacji. Jednak mam spore doświadczenie w tej dziedzinie i gotowe odpowiedzi na wiele pytań, które i mnie kiedyś nurtowały.

Czym jest więc medytacja?

Medytacja to czas, który przeznaczasz na robienie dosłownie NICZEGO. Nie jesteś myślami ani w przeszłości, ani w przyszłości. Jesteś całym swoim skupieniem w teraźniejszości, w bieżącej chwili.

Medytacja jest częścią jogi, a także niektórych religii, jednak same ćwiczenia i pozycje bez ćwiczenia umysłu mają na nas niewielki wpływ.

Pewnego razu usłyszałem: „ja nie medytuję regularnie, ale czasem lubię się przejść po świeżym powietrzu, odpocząć i przemyśleć sobie bieżące sprawy”. Otóż medytacja jest czymś zupełnie przeciwnym. Nie wybiegasz myślami nigdzie, skupiasz całą swoją obecność w bieżącej chwili. Innymi słowy, jest to ćwiczenie się w nieuleganiu rozproszeniom.

OK, jak zacząć medytować?

Wybór pozycji, w której medytujemy, wbrew powszechnej opinii jest dowolny. Możemy siedzieć na krześle, po turecku, nawet leżeć. Podstawowe kryterium brzmi „czy będę czuł się w tej pozycji komfortowo przez 20 minut?”. Osobiście najczęściej medytuję siedząc na poduszce opierając plecy o ścianę. Nigdy nie medytuję na leżąco. Staję się wtedy senny, ale wiem, że sporo osób preferuje ten sposób.

Zazwyczaj daję sobie około minuty na wygodne usytuowanie się i „wczucie się” w siebie. Na początku będą Wam przeszkadzały kosmyki włosów, będziecie chcieli się gdzieś podrapać, przełknąć ślinę etc. Spokojnie, minuta wystarczy, żeby to zrobić i opanować tego typu myśli. Nie walcz z tym, zaakceptuj.

Siadam, zamykam oczy i nie myślę, bułka z masłem…

„Trochę uwiera mnie kostka. Miałem nie myśleć. O nie, zapomniałem powiesić pranie. Znowu myślę, cholera, ciekawe, czy każdy tak ma. Dobra spokój. Teraz myślę o tym, żeby nie myśleć.  No nie, jestem w tym najgorszy…”

Jeśli jakaś myśl przychodzi Ci do głowy, zamiast złościć się na siebie, pozwól jej przejść swobodnie. Nie podążaj za tą myślą, nie próbuj jej blokować, tylko obserwuj ją jakby była przechodniem na ulicy. Nadeszła, ale nie „przywitałeś” jej, więc odeszła. Zamiast po prostu przestać myśleć, postaraj się przenieść swoją świadomość na własny oddech. Jeśli będzie równy i głęboki, bardzo szybko pozwoli Ci to uspokoić swoje myśli.

Pierwsza sesja medytacyjna będzie najdłuższym okresem 20 minut w Twoim życiu. Prawdopodobnie będziesz miał/miała jedynie krótkie chwilę, w których poczujesz się w pełni obecny/obecna. Jednak pamiętaj, żeby nie oceniać swoich sesji krytycznie, nawet jeśli nawet na chwilę nie udało Ci się opanować myśli. Wszystko przyjdzie z czasem.

Podobny efekt do medytacji możemy uzyskać na przykład podczas uprawiania sportów, które wymagają zaangażowania, na przykład narty, piłka nożna, taniec.

Co da mi ta cała medytacja?

Kiedy masz już pewien staż w medytacji zdajesz sobie sprawę, że nieważne w jakiej sytuacji życiowej się znajdujesz, prawdziwe szczęście wypływa z Ciebie samego.

Dla kogoś, kto nigdy nie próbował medytacji może to brzmieć jak kiepski slogan z gabinetu terapeuty, jednak kiedy podczas medytacji osiągasz stan obecności, jest to bardzo przyjemne uczycie szczęścia i spokoju. Czujesz się „wewnętrznie spełniony”. Jeśli często medytujesz nawet proste czynności mogą sprawić Ci radość, zaczynasz bardziej doceniać każdą chwilę.

Dodatkowo, ponieważ Twój umysł nie biega od jednej myśli do drugiej, jesteś o wiele bardziej skupiony na wszystkim co robisz. Twoja kreatywność wzrasta, ponieważ nie tracisz niepotrzebnej energii na analizowanie przyszłości czy przeszłości.

Zamiast być reaktywnym w stosunku do otoczenia jak liść na wietrze pod wpływem myśli i innych osób, rozwijasz wokół siebie coś na kształt grawitacji, której jesteś centrum.

Spokojnie, to tylko codzienność

H. Benson, doktor medycyny, w swojej książce Relaxation response opisuje koncept nazwany fight or flight (walcz albo uciekaj). W przeszłości, kiedy pojawiało się niebezpieczeństwo na przykład w postaci niebezpiecznej zwierzyny, nasze ciało dostawało zastrzyk adrenaliny i przechodziło w stan podwyższonej gotowości. W dzisiejszych czasach, przeżywamy takie „mini szoki” bardzo często, nawet kiedy sytuacja nie wymaga od nas tak szybkiej reakcji.

Częste przebywanie w tym „stanie alarmowym” jest bardzo szkodliwe dla naszego systemu odpornościowego i naszego zdrowia psychicznego. Medytacja sprawia, że o wiele spokojniej przyjmujemy wszystkie stresujące sytuacje, dlatego możemy też lepiej na nie reagować.

Myślę, że dobrym porównaniem osoby medytującej i nie, jest relacja pracownika i szefa. Pracownik może reagować silnie na błahe problemy (plotki, portale społecznościowe, co ludzie o mnie myślą…), podczas gdy szef potrafi zachować spokój i zobaczyć szerszy obraz sprawy.

Medytacja pomaga też przemyśleć jeszcze raz co jest dla Ciebie najważniejsze w życiu, co Cię nakręca, motywuje. Dzięki niej zaczynasz też z ufnością zdawać sobie sprawę, że cokolowiek stanie się w Twoim życiu, powrócisz do wewnętrznego spokoju i harmonii.

 

Na koniec chciałbym powiedzieć, że jeśli przekonałeś się do medytacji, to nie ważne co się stanie, musisz zdecydować się na robienie tego codziennie. Niech to będzie Twój nawyk. Pamiętaj, nie ma czegoś takiego jak idealny moment, zacznij zaraz!

Powodzenia!!!

Dziś jest dobry dzień, żeby zrobić coś innego niż na co dzień

UWAGA! Elementy przedstawione w tym wpisie zostały przetestowane przeze mnie dziesiątki, jeśli nie setki razy, i są oparte na własnych doświadczeniach. Nigdy nie zdecydowałbym się pisać o czymś, czego nie jestem pewien jak przerw reklamowych w Polsacie.

Wahasz się? Pamiętaj: odważne decyzje prowadzą do wyjątkowych historii

Masz wolny wieczór i zastanawiasz się, co z nim zrobić. Możesz postawić na scenariusz niczym tysięczny odcinek „M jak Miłość”, w którym jedyny emocjonujący moment w ciągu całego sezonu to śmierć Hanki Mostowiak i to przez zderzenie samochodu z papierowymi kartonami. Ale możesz też zaryzykować i wybrać coś innego, z dreszczykiem emocji.

Czasem, kiedy zastanawiam się właśnie nad takim wyborem, zadaję sobie pytanie: „którą historię wolałbym opowiedzieć kiedyś moim wnukom”? Jeśli zaczniemy tak patrzeć na świat, to przestaniemy przywiązywać się tak mocno do podziału na zwycięstwo albo porażkę. Jasne, nie zawsze się uda, ale niekiedy warto po prostu spróbować –  dajmy sobie szansę na ciekawą historię, znajomość, zdarzenie.

Zasada NMCTJIM  – Nie ma czegoś takiego jak idealny moment

Obojętnie, czy chcemy rozpocząć dietę, otworzyć firmę, przestać palić, czy zmienić pracę, zdarza się, że mamy tendencję do odkładania tych rzeczy, ponieważ czekamy na lepsze okoliczności. Niestety to nic innego jak okłamywanie samego siebie i wymówki. Warto zacząć od zaraz. Dlaczego?

  • Starzejemy się z dnia na dzień
  • Zazwyczaj przybywa nam obowiązków niż odwrotnie
  • Życie ma to do siebie, że lubi płatać figle i krzyżować nam dotychczasowe plany
  • Jeśli zaczniesz teraz, to właśnie jesteś w „idealnym momencie” – od tej pory to Ty panujesz nad czasem, który upływa (plus jesteś „do przodu” o czas, który już minął, odkąd zacząłeś)

Najbardziej żałujemy rzeczy, których nie zrobiliśmy, choć chcieliśmy

Mimo, że może brzmi banalnie, to jednak stwierdzenie to trafia w sedno niczym dobry snajper.

Pamiętasz tę dziewczynę z liceum, która Ci się podobała, ale wstydziłeś się do niej podejść? Albo ten taniec, którego zawsze chciałaś się nauczyć, bo ciarki przechodziły Ci po plechach, kiedy patrzyłaś, jak inni go tańczą, ale… jakoś tak wyszło?

Zazwyczaj z nowych sytuacji, które z definicji bywają mało komfortowe, przynajmniej przy pierwszym kontakcie, wynikają najbardziej wartościowe zdarzenia. Ostatecznie zastanów się, co może stać się najgorszego, nawet jeśli sprawy nie pójdą do końca po Twojej myśli?

Za każdym rogiem czyha kilka nowych kierunków (S. J. Lec)

Jako ludzie mamy tendencję do utrzymywania stanu, jaki aktualnie przeżywamy. Na przykład nie mamy ochoty słuchać smutnej muzyki, kiedy jesteśmy weseli, i odwrotnie.

Ponieważ za naszym samopoczuciem stoją emocję, a za emocjami nasze akcje, aby przełamać znużenie czy gorszy nastrój, możemy spróbować podjąć akcję, nawet wbrew własnemu samopoczuciu czy chęciom.

Badania na Uniwersytecie Wake Forest w 2011 roku pokazały, że grupa 50 introwertycznych studentów po 15 minutach rozmowy z innymi osobami, nawet jeżeli nie mieli na to ochoty, osiągnęła znacząco wyższy subiektywny stan szczęścia, niż grupa ekstrawertyków, którzy nie mieli szansy na interakcje z innymi.

 

Na koniec chciałbym przytoczyć cytat, który pochodzi z wykładu Jacka Walkiewicza, polskiego mówcy między innymi na konferencji TEDx i autora wielu książek: „wszystkie wartości bez odwagi są niczym”. Jeżeli chcemy coś osiągnąć, musimy czasem wyjść przed szereg i zaryzykować.

Powodzenia w przełamywaniu schematów!

Zgadzasz się? A może nie zgadzasz? Zachęcamy do dyskusji!