W dzisiejszych realiach, przy napiętych grafikach, powszechnym zabieganiu oraz braku czasu, termin eventu – czy to małe spotkanie rodzinne czy duża konferencja – powinien być punktem wyjścia do planowania. Nie musimy od razu ustalać sztywnej daty (choć to optymalne rozwiązanie), ale choćby tydzień lub 2 / 3 konkretne dni. Znacie to – zapraszacie kogoś na imprezę i pierwsze pytanie jakie pada, to “kiedy?”.

Bywa, ze termin imprezy jest znany i niezmienny od samego początku planowania – zabawa sylwestrowa musi się odbyć 31 grudnia i już. Takimi przypadkami nie będziemy się siłą rzeczy zajmować. Zazwyczaj jednak stajemy przed wyborem terminu dla naszego eventu i zaczyna się „kombinowanie”. Czy impreza integracyjna w środku tygodnia, czy w piątek? Czy wyjazd integracyjny może „zachodzić” na weekend, który przecież jest niepracujący. Albo w jaką porę roku najlepiej go zorganizować? Jaki jest optymalny dzień tygodnia na prezentację nowych produktów klientom – obecnym lub potencjalnym? Jeśli zajmujemy się organizacją eventów, takie rozważania nas nie ominą. Poniżej prezentuję kilka rad, wskazówek, doświadczeń związanych z wyborem terminu eventu. Podzieliłem je ze względu na typ wydarzenia, jakiego dotyczą.

Imprezy integracyjne

Tu kluczowy jest dzień tygodnia i godzina rozpoczęcia. Ponieważ podstawowym celem działania absolutnie wszystkich biznesów jest generowanie zysku, w miejscu pracy przede wszystkim wymagana jest od pracowników praca. W praktyce bywa z tym różnie, ale ja pisze to z perspektywy fundatora imprezy integracyjnej, czyli właściciela / zarządzającego firmą. Planując imprezę integracyjną musi on pogodzić dwa częściowo sprzeczne cele – nie odciągać ludzi od pracy i jednocześnie zachęcić do uczestniczenia w imprezie, która przecież też pośrednio wpływa na motywację w pracy – buduje więzi, daje chwile wytchnienia od codziennych obowiązków, tematy do rozmów przy kawie na najbliższe kilka dni / tygodni itd. Jaki zatem termin wybrać na imprezę integracyjna? Data, pora roku, miesiąc ma tu mniejsze znaczenie. To co się liczy, to dzień tygodnia i godzina rozpoczęcia. Z mojego doświadczenia wynika, że są tylko 2 dni, w których ma sens organizacja imprezy integracyjnej: czwartek lub piątek. Nie oszukujmy się – na większości takich imprez będzie alkohol, a po nim kac następnego dnia. Zorganizowanie imprezy w poniedziałek oznacza co najmniej 3 nieefektywne dni da firmy; poniedziałek – przygotowania i ogólna ekscytacja, wtorek – wiadomo, środa – wspominanie poniedziałku i wtorku.
Rozważmy więc teraz wady i zalety czwartku i piątku. W czwartek możemy spodziewać się wyższej frekwencji i przyjaźniejszego klimatu. Nasi pracownicy docenią, ze nie myślimy tylko o pracy / zysku, organizujemy im zabawę blisko weekendu, ale jednak będą mieli jeszcze piątek, żeby powspominać poprzedni wieczór; a piątek jak wiadomo jest – obok poniedziałku – i tak najmniej efektywnym dniem pracy. Minus – mimo wszystko skazujemy firmę na działanie na wolniejszych obrotach przez dwa dni.
Piątek – w zasadzie można by odwrócić wady i zalety czwartku: niższa frekwencja (ludzie wyjeżdżają na weekendy, maja własne plany na piątkowe wieczory itp), nieco gorszy klimat, ALE większa swoboda (w końcu jutro sobota, wiec hulaj dusza…) i mniejsze straty dla firmy.

Godzina rozpoczęcia

Jeśli event odbywa się w siedzibie firmy, warto zacząć go np. na godzinę przed normalnym końcem pracy – zazwyczaj o 16:00. Unikniemy sytuacji, w której cześć pracowników w ogóle się nie pojawi, bo wyjdzie do domów. A tak, nawet jeśli nie planowali zostać, lub nigdy tego nie robią – może tym razem zmienią zdanie. Jeśli impreza odbywa się poza siedziba – godzina nie odgrywa już większego znaczenia.

Wyjazdy integracyjne

Podobnie jak w przypadku imprez integracyjnych, są tu dwie szkoły dotyczące wyboru dni tygodnia: w środku tygodnia lub częściowo w weekend; wady i zalety obydwu rozwiązań są w zasadzie podobne do tych z poprzedniego akapitu. Organizując wyjazd integracyjny w środku tygodnia możemy liczyć na wyższą frekwencję, ale firma traci cenne dni robocze. Organizując wyjazd np. w piątek i sobotę na pewno zdecyduje się na niego mniej osób, ale firma w zasadzie nie odczuje dłuższej nieobecności wszystkich pracowników, lub danego działu.

W przypadku wyjazdów, w przeciwieństwie do imprez integracyjnych, dużą rolę odgrywa miesiąc / pora roku. Z wiadomych względów odpadają wakacje, święta, tzw. długie weekendy. Z mojego doświadczenia najlepsze miesiące na organizację wyjazdów integracyjnych to przełom maja / czerwca lub druga połowa września. Mamy wtedy względną gwarancję dobrej pogody (statystycznie, bo jak wiadomo w naszym klimacie nic nigdy nie wiadomo) i więcej możliwości organizowania czasu. Na wyjazdy np. na narty doskonały będzie styczeń, a np. ruska bania czy spływy kajakowe mogą „zahaczać” o kwiecień lub październik.

Konferencje, seminaria, szkolenia (jedno- lub kilku- dniowe)

Spotkania biznesowe, w przeciwieństwie do imprez i wyjazdów integracyjnych, najlepiej jest organizować jak najbliżej środka tygodnia, czyli w środę, względnie we wtorek lub czwartek. Wtedy najefektywniej pracujemy, skupiamy się na merytoryce, łatwiej dochodzimy do konstruktywnych wniosków i podejmujemy decyzje.

Jeśli chodzi o miesiąc / porę roku, to podobnie jak w przypadku wszelkiego rodzaju eventów biznesowych powinniśmy unikać wakacji, okresów około-świątecznych itp. Wyjazdowe konferencje warto jest organizować na wiosnę lub na jesieni – na pewno unikniemy wtedy problemów komunikacyjnych i możliwe będzie zorganizowanie dodatkowych atrakcji na świeżym powietrzu.